事務文書之總結事務文書之總結總結總結是單位或個人對前一階段的工作、生產、學習全面、系統地進行回顧和評價，從中找出經驗教訓，引出規(guī)律性認識，用以指導今后工作的一種事務文書從概念中要歸納出總結的三個作用：（1）可以全面系統地了解以往的工作情況，肯定成績，找出問題從中吸取經驗教訓借以指導下一階段的工作2）可以從實踐中找出工作規(guī)律和事物發(fā)展規(guī)律，從而掌握并運用這些規(guī)律，使今后工作遵循這些規(guī)律前進3）可以提高人們觀察問題、分析問題和解決問題的能力無論是單位還是個人，都要注意總結經驗教訓，摸索規(guī)律，這樣才能搞好工作，不斷進步古人云：“前事不忘，后事之師或“前人之鑒，后人之師”魏征說過：“人以銅為鑒可以正衣冠，以史為鑒可以見興替，以人為鑒可以知得失這些古訓都指出了借鑒的重要意義，而這個借鑒就是指的總結經驗和教訓總結與計劃關系密切：計劃是在工作開始以前對所要做的工作的打算，總結是在工作結束后對計劃完成情況的鑒定二者既有聯系又有區(qū)別：（1）它們是相互制約、相互依賴的關系一般地講，下一階段的工作計劃要根據前一段工作的總結來制定沒有系統、全面、深刻的總結，不可能制定出符合實際、切實可行的計劃反之，總結也要以計劃為依據，要檢查計劃的執(zhí)行情況，要檢驗計劃的準確程度。

2）它們又是相互促進、不斷提高的關系計劃實踐總結再計劃再實踐再總結，這樣周而復始，循環(huán)無窮但這種循環(huán)不是簡單的重復，而是不斷提高，不斷發(fā)展的3）在表述上，計劃是為完成一定任務所制作的具體步驟、方法和措施，重在敘述說明；總結則是對計劃執(zhí)行情況的總分析、總主人重在議論4）在要求上，計劃所要回答的問題是在某一時期“做什么、怎樣做、做到什么程度”；總結所要回答的問題是在某一時期已經“做了什么、做得怎樣”因此，總結的使用頻率也較高5）在時間上，總結是在計劃執(zhí)行階段完成后寫的，總結要檢查計劃的執(zhí)行情況，找出規(guī)律性的東西，作為制定新計劃的依據總結的種類也可以根據不同的分法分成許多種，比如：按內容分，有學習總結、生產總結、工作總結和思想總結按性質分，有全面總結、專題總結按范圍分，有個人總結、單位總結和部門總結按時間分，有階段總結、月份總結、季度總結和年度總結按形式分，有書面總結和口頭總結但從寫作的角度講，無非是綜合性總結和專題性總結兩大類綜合性總結要比較全面地總結單位或個人在某一個階段的各方面情況（如年終總結、年中總結等），內容側重于對工作情況和成績的概括和評論此處也要找出差距，有時還要簡述今后的設想。

寫綜合性總結要注意從工作回顧中找出經驗教訓，以發(fā)揚成績，克服缺點，把今后的工作做得更好專題總結用于對某一項工作或某一專門問題進行深入的總結一般是選取工作中的某些突出成績、典型經驗或者帶有普遍意義的問題，介紹其事實與做法，從中引出經驗教訓，并上升為理性認識，總結出有規(guī)律性的東西通過總結，宣傳典型經驗，指導全面工作此外，也可以選取重大的事故或事件加以總結，吸取教訓一、基本格式和寫法、標題綜合性總結的標題一般采用公文式標題的寫法，由單位、時限、事由、文種四個要素組成如唐山熱電公司 2005 年創(chuàng)一流企業(yè)工作總結專題總結往往采用新聞式標題，寫法靈活多樣，可以突出中心，也可以概括內容和范圍，但都要求中肯、鮮明，并力求活潑、新穎此外，這兩種總結有時也采用正、副標題的寫法：正標題是新聞式標題以點明主旨；副標題是公文式寫法以標明單位、事由、文種等2、正文總結的正文由以下三部分構成：（1）前言概述基本情況，相當于全文的概要要用簡要的語言，交待工作的背景、條件、時間、大致經過和結果（主要成績），并對工作成果作出總的估價，使讀者對總結的內容有一個總的印象介紹典型經驗的專題總結，往往還要說明寫作動機、目的并概述基本經驗，以引起關心這一問題的讀者的注意。

前言的最后，往往用“現將工作情況總結如下”之類慣用語過渡到主體部分2）主體這是總結的重點，一般包括三方面內容：其一，過程與做法要具體寫出開展了哪些工作，采取了哪些措施、方法和步驟，取得了哪些成效（或結果如何）其二，成績與經驗要具體寫出所取得的成績，表現在哪些方面，取得成績的主客觀因素是什么，有哪些經驗和體會這部分內容在總結中處于核心地位，一定要下大力氣寫好寫成績既要概述面上的情況又能要舉出典型事例和具體數字，使之具有說服力分析要準確、深刻，議論要明確、中肯，并有一定理論高度要把感性認識上升到理論高度，總結出一些帶有規(guī)律性的經驗來其三，缺點與教訓要寫明存在哪些缺點和問題，表現在哪些方面，造成了什么損失和影響，并分析原因和教訓前面敘述和說明部分的語言要簡練，把重點放在分析缺點和問題為什么出現、主觀方面應該承擔的責任，以及應吸取的教訓寫作時同樣要注意上升到理論高度，找出帶有規(guī)律性的東西如果是著重反映問題的總結，前面的成績與經驗就要略寫，而把這部分作為重點來寫3）結尾結尾的寫法要根據內容的需要而定有的結尾對總結的內容作出進一步的歸納、概括，但這樣容易與前言重復且容易落入俗套因此，結尾可針對存在問題提出改進意見或相應的奮斗目標。

也可以根據形勢發(fā)展的需要或新的任務要求，提出今后的打算和努力方向3、日期日期的寫法和計劃相同，位于正文后右下方如果標題沒有標明單位，可署名在標題下面或日期之上（個人總結也是如此寫法）二、主體部分常見的結構形式1、階段式按事物的自然順序安排內容，各部分之間是縱式關系如按“情況成績經驗問題意見”的順序（綜合性總結），或按“主旨做法效果體會”的順序（專題總結），依次寫來這是人們慣常使用的寫法其特點是容量大、眉目清楚，適用于較大型的總結2、總分式先概述總的情況，再按照主次因果等邏輯關系，把材料分為若干個小問題，然后依次進行總結這種結構形式既考慮了時間的先后順序，又逐層深入地突出幾個問題，層次分明，重點突出，但寫起來有一定難度標題式按材料之間的邏輯關系，把總結工作的內容歸納為幾部分，分別標出小標題，一部分一部分地寫出來這種結構形式提綱挈領，條理清楚，既適用于專題總結，也適用于內容較多的綜合性總結條文式將總結的內容按性質和主次輕重逐一排列，分別使用一、二、三、四等序號標明各個部分每部分既相對獨立，又與其他部分密切聯系，而不明顯分出情況、經驗、問題等部分這種結構形式，各項內容界限清楚，條理性強，適用于專題總結。

5、貫通式按時間順序或事理層次，圍繞主題，緊扣主線，不分章節(jié)條款，內容前后貫通，一氣呵成這種結構形式緊湊嚴謹，適用于篇幅較短的總結，如個人工作、學習、生活體會的小結三、寫作注意事項（1）要充分占有材料，選擇典型材料深入調查研究，全面地掌握材料是寫好總結的前提只有材料詳備，點面正反俱全，寫作時才有篩選的余地，才能據以說明情況，分析問題，從中總結出經驗教訓，發(fā)現事物的規(guī)律2）要有正確的立場、觀點和方法，找出帶有規(guī)律性的經驗，寫出特色寫總結必須以黨和國家的方針、政策及上級單位的指示精神為準繩，以實事求是的態(tài)度，恰如其分地反映本單位的實際情況，分析成績和缺點，指出經驗和教訓3）要主次分明，條理清晰總結的篇幅一般都比較長，必須分清主次輕重，對工作中較突出的成就、較成功的做法，以及有著較深刻體會的問題，要作為重點著力去寫，切不可各部分平均用力，面面俱到寫成“流水帳”要精心安排正文的結構，使全文內容完整，主線清晰，結構嚴謹，層次分明4）要敘議結合，語言得體總結要擺情況，談成績，講做法，論因果，既有感性材料的陳述，又有理性認識的評論與升華因此敘述和議論是寫總結必不可少的兩種表達方式具體寫作中，既可先敘后議，也可夾敘夾議，還可先議后敘，總之要靈活運用，使觀點與材料和諧統一。

總結的語言要求準確、簡明、樸實、也可適當用一些生動的來自材料中的群眾語言；切忌空話套話、拖沓啰嗦，并要盡量少用“基本上”、“一定程度上”等含糊籠統的語言5）個人工作、學習、生活體會的小結，要著重寫出自己收獲較大、體會較深的問題，不要面面俱到要既有具體事例又概括出經驗教訓，不要只敘事不見思想，也不要只講理論不見具體事例。